UNIVA Oak Holdings Inc. (以下简称 “本公司”）致力于保护本公司获得的股东、投资者和业务伙伴（以下简称 “客户等”）的个人信息。 公司获得的股东、投资者和业务伙伴（以下简称 “客户等”）的个人信息受《个人信息保护法》（2003 年第 57 号法令，以下简称 “该法”）的保护。 股东、投资者、商业伙伴等（以下简称 “客户等”）的个人信息受《个人信息保护法》（2003 年第 57 号法令，以下简称 “本法”）的保护。 本公司应遵守《个人信息保护法》（2003 年第 57 号法令）、其他相关法律法规以及个人信息保护委员会的指导原则（以下简称 “指导原则”），并主动 为遵守该法案（以下简称 “法案”）并建立自愿规则和制度，公司声明已制定、实施并维护如下隐私政策。
除非另有规定，本隐私政策中的术语定义应符合《法案》和《准则》的规定。
1.个人数据的使用目的。
公司将把客户和其他人的个人信息用于以下目的
- 答复询问
- 集团公司或合作伙伴公司的产品或服务信息。
- 集团公司信息
- 有关各种活动、运动和调查的信息
- 通知股东公司信息或股息。
- 根据《公司法》和其他法律法规行使权利和履行义务
- 管理股东和股份，包括根据法律法规准备数据。
- 获取个人数据时指定的其他使用目的。
2.获取个人信息等
- 公司应通过合法、公正的方式获取客户和其他人的个人信息，不得通过欺骗或其他不正当手段获取此类信息。
- 公司不会以可能鼓励或诱导非法或不正当活动的方式使用个人数据。
- 公司将及时通知客户和其他人并公布使用目的，但事先已公布使用目的的情况除外。
- 本公司将以书面形式（包括电磁记录）直接获取客户及其他人员的个人资料。 在以书面形式（包括电磁记录）获取客户或其他人的个人资料时，应事先向客户或其他人说明使用目的。
- 除法律允许的情况外，公司不会将客户和其他人的个人信息用于其他目的。
3.确保数据内容的准确性等。
公司应努力保持客户和其他人的个人资料的准确性和时效性，以达到使用目的为限，并在不再需要使用时立即删除这些个人资料。
4.个人数据的安全管理
本公司采取以下措施，以防止本公司持有的客户个人资料被篡改、泄漏、丢失或损坏，并对个人资料进行其他安全管理。
- 制定个人数据处理规则：针对获取、使用、存储、提供、删除/处置等各个阶段， 制定处理方法、责任人/负责人及其职责等。
- 指定处理个人资料的负责人，明确处理个人资料的员工范围和这些员工所处理的个人资料，并建立报告和沟通制度，以便在发现违反法律或处理规定的事实或迹象时向负责人报告。
- 定期对员工进行培训，使其了解在处理个人数据时应注意的事项。
- 采取措施防止处理个人数据的设备、电子媒体和文件被盗或丢失，并采取措施确保在携带这些设备、电子媒体等时，包括在业务场所内移动时，个人数据不会轻易泄露。
- 实施访问控制，以限制负责人和所处理的个人资料数据库等的范围。
在个人提出要求时，将立即对这些措施做出回应。
5.员工监督
为了遵守法律，公司制定了处理个人数据的规则，并将提供必要和适当的监督，确保公司董事、员工和其他相关人员了解和熟悉这些规则。
6.对承包商的监督
如果公司将处理客户和其他人个人数据的全部或部分工作外包给第三方，公司将对该第三方进行调查，与其签订必要的合同，并采取法律规定的其他措施。
7.向第三方提供个人数据
未经客户或其他人员同意，公司不会向第三方提供客户或其他人员的个人资料，但以下情况除外
- 法律要求
- 为保护个人生命、身体或财产所必需，且难以获得客户同意的情况。
- 为改善公共卫生或促进儿童健康成长而特别需要，但又难以征得客户同意的情况。
- 有必要与国家或地方当局合作执行其法定职责，而征得客户同意可能会妨碍执行此类职责的情况。
- 當第三者為學術研究機構等，而第三者需要處理個人資料作學術研究用途(包括處理個人資料的部分目的是作學術研究用途，但個人權利及利益有可能無理受損的情況除外)。
在以下任何一种情况下，个人数据的提供对象不应被视为第三方。
- 在公司为达到使用目的而必须将全部或部分个人数据处理工作外包的情况下提供的个人数据。
- 因合并或其他原因导致企业继承而提供的个人数据。
8.联合使用个人数据
| 共同使用的目的 | 第 1 款所述目的。 |
|---|---|
| 联合用户 | Sterling Securities、North Energy、 Karuizawa FM Broadcasting、Christofle Japan、Univa Fusion、Univa Gyron。 |
| 共享的个人资料项目 | 姓名 -地址 -出生日期 -联系方式（电话号码、电子邮件地址等） -职业 |
| 共同使用的个人数据管理负责人的姓名、地址和法人代表 | 本公司 [地址] 8-10-24 Akasaka, Minato-ku, Tokyo Sumitomo Fudosan Aoyama Building South Tower 6F [代表] 总裁兼代表董事 Shuji Inaba |
9.提供个人相关信息。
当第三方有望获取作为个人数据的个人相关信息时，除非法律另有规定，否则公司只能在事先通过第三方声明或其他适当方式确认第三方已征得相关个人同意的情况下提供此类信息，允许第三方从公司接收个人相关信息并将其作为可识别个人身份的个人数据获取。
10.回应披露请求的程序
关于本公司所持有的个人数据的使用目的通知、公开（包括向第三方公开提供记录）、更正等、停止使用等、停止向第三方提供等（以下统称为公开、更正等、停止使用等）的请求，将根据本公司另行规定的程序及其他相关法令立即处理。
11.对投诉的回应
如果我们收到客户或其他人对其个人数据处理的投诉，我们将调查事实真相，并及时真诚地回应投诉。
12.咨询等联络点
有关第 7 段规定的请求、前段规定的投诉以及有关公司处理个人数据的任何其他询问或问题，请联系公司总部接待处。
【查询、提问等事宜的联系人。】
UNIVA Oak 控股公司集团人力资源法律部
电话号码：03-6682-9884
电子邮件地址：info@univahld.com
开放时间 8:45-17:00（周六、周日和公共节假日除外）
13.获取 cookie 信息
公司可能会从使用公司网页的客户和其他人处获取 cookie 信息，用于网站运营。 如果您不希望接收 Cookie 信息，可以通过浏览器设置自行拒绝接收。 但请注意，如果您拒绝接收 Cookie 信息，则可能无法充分利用网站。
2023 年 10 月 1 日修订。